GP Travel Enterprise реализовал новый модуль «Планировщик» для сотрудников туроператоров и агентств (для туроператора 1 го уровня (роли Support, Director, Supervisor), которые имеют возможность:
планировать рассадку туристов по транспортным средствам;
назначать гида, обслуживающего ту ли иную группу туристов;
назначать водителя, обслуживающего ту или иную группу;
перемещать заявки из одной группы в другую группу с одинаковым типом услуг, типом программы «Групповая» и с одинаковым названием программы;
разбивать одну группу туристов на несколько групп;
осуществлять поиск по фильтрам (название программы, тип услуги, дата, статус группы, водитель, гид);
редактировать группы через выпадающие списки внутри каждой группы (внесение изменений в поля «Гид», «Водитель», «Статус»;
отображать списки туристов;
отображать информацию по услуге, номер заявки и ее статус в разделе «Список туристов»;
Общие сведения о заявке в группе
Созданная заявка содержит следующую информацию:
Название группы следующего вида: Туристическая группа+номер группы;
Название группы, состоящее из следующих пунктов:
Тип услуги (экскурсия, трансфер);
Тип программы (групповой, индивидуальный);
Дата услуги;
Детали (для экскурсии – название услуги, для трансфера – тип и класс машины, вместительность);
Вкладка «Информация»
Внутри каждой группы во вкладке «Информация» отображаются:
Фильтры «Гид», «Водитель» с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;
Поле «Комментарии», с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;
Статусы,
Эскиз(ы) экрана(ов):
Вкладка «Список туристов»
Внутри каждой группы во вкладке «Список туристов» отображаются:
Название вкладки состоит из словосочетания Список туристов + указание общего кол-ва туристов в скобках;
В общее количество включаются все туристы из заявок, входящих в данную группу, кроме заявок со статусом «Отклонена» или «Аннулирована»;
При отклонении или аннулировании заявки количество туристов автоматически пересчитывается;
Список туристов + указание общего кол-ва туристов в скобках
Фраза: Найдено услуг + указание кол-ва услуг в данной группе в скобках; Эскиз(ы) экрана(ов):
Таблица с указанием данных по каждой из заявок:
Фамилия, Имя всех туристов + тип туриста (взрослый, ребенок (указание даты рождения для ребенка);
Номер заявки (должен формироваться в виде ссылки и при нажатии перенаправлять в саму заявку);
Пункт отправления (полужирным начертанием выделяем именно адреса пункта отправления, для трансферов выделяем также информацию по рейсу);
Пункт прибытия (полужирным начертанием выделяем адреса пункта прибытия, для трансферов выделяем также информацию по рейсу);
Время отправления (полужирным начертанием выделяем время начала услуги);
Время в пути (для трансферов) /Длительность экскурсии (для экскурсий) - полужирным начертанием выделяем содержание параметра;
Табличка для встречи (указывается для трансферов, полужирным начертанием выделяем содержание параметра), для экскурсий данный параметр в таблицу не добавляется;
Комментарий.
Status
Каждая заявка в модуле (подтвержденная автоматически или вручную!!!) отображается с определенным статусом. Всего в системе возможны 4 статуса:
Новая – означает, что группа сформирована автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе); Случаи с ручным подтверждением
В работе – означает, что менеджер уже приступил к организации этой группы;
Выполнена (переименовать текущий статус «Закрыта») – означает, что менеджер полностью сформировал группу, назначил ей водителя и гида (если надо), определился с транспортом;
Отменена – означает отмену всех заявок группы и т.о. сама группа тоже отменяется.
Для визуального отображения статусов групп и актуального состояния процесса работы с группами, используются цветовые индикаторы.
Серый – на данную дату нет ни одной группы или все группы в статусе «Отменена»;
Желтый – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «Новая» или «В работе» и нет изменений в этих группах;
Зеленый – на данную дату все группы в статусе «Выполнена»;
Красный – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «В работе», «Выполнена», в которой произошли изменения.
КАЛЕНДАРЬ
Для понимания, на какие даты есть заявки на трансферы/экскурсии и в каком статусе сейчас их подготовка в Планировщик находится календарь:
Ранжирование групп осуществляется по параметру «Дата» по принципу возрастания (начиная от ближайшей даты и далее).
Основные изменения в календаре
Редактирование параметров
Редактирование параметров происходит через выпадающие списки
Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить»;
При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются;
Перенос в другую группу
Статус Новая
Группа со статусом Новая формируется автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе). Группы заявок со статусом “Новая” отмечаются желтым цветом. Если в данной группе произошли изменения в списке групп данная группа остается в желтом цвете.
Статус В работе
Данный статус присваивается вручную менеджером, когда он приступает к процессу планирования группы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп тоже желтым цветом; Но! если в данной группе произошли изменения – например, отменилась какая-то заявка или изменился рейс, или добавлен комментарий к заявке и т.п - то в списке групп данная группа отображается красным цветом (что означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение). После первого просмотра изменений выделение красным цветом, полужирным начертанием убирается, и информация отображается в стандартном виде.
Статус Выполнена
Данный статус присваивается вручную менеджером группам в статусе «В работе», если работа с данной группой завершена. Группы с данным статусом отмечены в списке групп зеленым цветом. Если в данной группе произошли изменения в списке заявок - то данная группа отображается красным цветом (что означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение). После первого просмотра изменений выделение красным цветом, полужирным начертанием убирается, и информация отображается в стандартном виде;
Статус Отменена
Данный статус присваивается вручную менеджером для групп в статусе «В работе» либо «Выполнена», если все заявки, которые находятся в данной группе, отклонены либо аннулированы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп серым цветом.
Ручное исключение заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы
У сотрудника компании есть возможность ручного исключения заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы. При этом они не переносятся ни в какую другую группу, а просто исключаются из планировщика (т.к. для отмененных заявок по сути он не нужен).
При попытке исключения заявки со статусом (одной или нескольких), отличным от «Отклонена» либо «Аннулирована», появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Исключить из группы можно только заявки со статусом «Отклонена» либо «Аннулирована». Пример окна.
Для использования данной функции необходимо,
Выбрать одну или несколько заявок при помощи чек боксов в списке и затем нажать «Исключить из группы» слева под списком заявок;
При нажатии на «Исключить из группы» появляется всплывающее окно «Исключение выбранной заявки из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Исключение выбранных заявок из группы» (если выбрано несколько заявок). Пример окна
В данном всплывающем окне появляется сообщение: «Вы действительно хотите исключить выбранную заявку из группы?» (если выбрана одна заявка) либо «Вы действительно хотите исключить выбранные заявки из группы?» (если выбрано несколько заявок), и сотруднику необходимо подтвердить исключение заявки/заявок;
Эскиз (ы) страниц(ы):
При выборе ответа «ДА», заявка исключается из списка и появляется окно: «Заявка успешно исключена из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Заявки успешно исключены из группы» (если выбрано несколько заявок);
Заявка/заявки исключаются из списка в группе «Планировщика», но остаются в системе в списке заявок во вкладке «Заявки»;
При выборе ответа «Нет», заявка/заявки не исключаются из группы, никаких изменений не происходит, всплывающее окно закрывается.
Объединение групп
Данная функция применяется для объединения нескольких групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой в одну группу. Для использования данной функции необходимо выбрать несколько групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать «Объединить».
Появляется всплывающее окно «Объединение выбранных групп» с параметрами для выбора;
В всплывающем окне столбцами отображаются выбранные группы и неактивные поля в виде выпадающего списка «Водитель», «Гид», с уже сохраненными значениями для каждой из групп;
Максимальное количество групп во всплывающем окне равно 5, далее внизу окна появляется горизонтальный скрол для просмотра предложений;
Есть возможность вносить изменения для выбранной группы в поля «Водитель» и «Гид» через выпадающий список;
Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить». При этом все заявки из всех объединяемых групп перемещаются в выбранную основную группу, а остальные группы переходят в статус «Отменена».
При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются;
При попытке объединения групп несоответствующих параметрам, указанным выше, появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Объединить можно группы с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги»
Экспорт расписания в Excel
Для удобства пользования информацией по группам расписание экспортируется в Excel документ с расширением xlsx;
Для использования данной функции необходимо,
Выбрать одну, несколько групп или все группы при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать на иконку выгрузки;
При нажатии на иконку выгрузки появляется всплывающее окно «Экспорт в Excel» с параметрами для выбора;
Радиобаттон «Экспортировать выбранные варианты» используется при выгрузке одной или нескольких групп, отмеченных при помощи чек боксов;
Радиобаттон «Экспортировать все варианты» используется при выгрузке всех групп, при этом выбор групп происходит через чек бокс, отвечающий за выбор всех вариантов.
При нажатии «Экспортировать», скачивается документ с расширением xlsx;
При нажатии «Отмена», всплывающее окно закрывается, скачивание не происходит;
При попытке использовать радиобаттон «Экспортировать все варианты» для выгрузки одной или несколько групп, появляется предупреждение: «Внимание! Выберите все группы»:
Файл должен содержать следующие поля:
Номер группы
Дата (берется из шапки описания группы)
Название программы (берется из шапки описания группы)
Тип услуги (берется из шапки описания группы)
Тип программы (индивидуальный, групповой) (берется из шапки описания группы)
Детали (из поля Детали - для экскурсии – название услуги, для трансфера – тип и класс машины, вместительность);
Кол-во чел. (Кол-во туристов из списка туристов) Далее для каждой заявки указывается:
Номер заявки
Время начала услуги (поле время отправления)
Длительность (Для экскурсий-колонка «Длительность экскурсии», для Трансферов – «Время в пути»)
Откуда (пункт отправления)
Пункт прибытия
Порядковый No – (рассчитывается порядковый номер)
Турист – (список туристов по заявкам)
Тип (взрослый, дети)
Комментарии к заявке
Табличка для встречи
Агентство (информация указывается для каждой заявки)
И затем снова для всей группы указывается общий:
Водитель
Транспортная компания (информация берется из профиля водителя, а именно под какой компанией или внутренним поставщиком создан данный пользователь с ролью «Водитель»)
Гид
Комментарий для группы
Поиск
В основном окне «Планировщика» над списком всех групп доступен поиск групп по следующим параметрам:
Услуга (в выпадающем списке можно выбрать: Трансфер, Экскурсия либо оставить данное поле незаполненным);
Тип программы (в выпадающем списке можно выбрать: «Индивидуальный», «Групповой» либо оставить данное поле незаполненным);
Программа (вносится название программы, если известно либо поле остается незаполненным);
Статус (в выпадающем списке есть возможность выбрать один из 4х статусов либо оставить данное поле незаполненным);
Дата (при нажатии на иконку открывается стандартный календарь системыGP Travel Enterprise с возможность выбора периода);
По умолчанию, при переходе в основное окно «Планировщика», в фильтре «Дата» проставляется период, равный месяцу от текущей даты;
АРХИВ
Неактивные и уже проработанные списки групп с прошедшими датами вне зависимости от статуса заносятся в Архив. Ранжируются по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее). Например, первой идет группа с датой 06.12.2019, следом идет группа с датой 01.12.2019, далее 28.11.2019 и тд;
ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ (USE CASES). Добавить примеры из системы.
Данный раздел содержит описание некоторых вариантов использования модуля «Планировщик», важных для клиента ASISTour.
3.1. РАБОТА С РАСПИСАНИЕМ И ВЫГРУЗКА ДАННЫХ ЕСЛИ НЕ БЫЛО ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАЯВКЕ
Сотрудник заходит в «Планировщик»
В фильтре дат выбирает период, например, 01.12.2019-07.12.2019
В списке групп отображаются все групп, соответствующие данному периоду,
с ранжированием по параметру «Дата» по принципу возрастания (от ближайшей даты и далее)
При помощи чек боксов сотрудник выбирает группы со статусом «Новая» и применяет массовое редактирование групп для перевода статуса групп «В работе» и назначении водителя и гида
Группы остаются подсвечиваться желтым цветом
При помощи чек боксов сотрудник выбирает группы со статусом «Новая» и
применяет опцию «Экспорт в Excel»
После проработки файла сотрудник переводит данные группы в статус «Выполнена»
Группы подсвечиваются зеленым цветом
3.2. РАБОТА С РАСПИСАНИЕМ И ВЫГРУЗКА ДАННЫХ ЕСЛИ БЫЛИ ВНЕСЕНЫ ИЗМЕНЕНИЯ В ЗАЯВКЕ
Сотрудник заходит в «Планировщик»
В Календаре красным цветом отображается дата, в группе которой произошли
изменения
Сотрудник нажимает на дату в Календаре
В списке групп отображаются все групп, соответствующие данному периоду, с
ранжированием по параметру «Дата» по принципу возрастания (от ближайшей даты и далее)
Группа(ы), в которых произошли изменения, выделены красным цветом
Сотрудник заходит в группу с изменениями. Во вкладке «Списки туристов»
изменения выделены красным цветом (NOTE! После первого просмотра изменения переходят в стандартный вид и не выделяются красным)
При помощи чек боксов сотрудник выбирает группы и применяет опцию «Экспорт в Excel»
После проработки файла сотрудник переводит данные группы в статус «Выполнена»
STRICTLY CONFIDENTIAL
GP Solutions
PAGE 27 OF 31
Группы подсвечиваются зеленым цветом
В одной из заявок в любой из групп произошли изменения
Группа подсвечивается красным
Сотрудник заходит в группу и в «Списке туристов» видит изменения, которые
произошли в заявке(ах)
Сотрудник переводит данные группы в статус «В работе»
При помощи чек боксов сотрудник выбирает группу, в которой произошли
изменения, и применяет опцию «Экспорт в Excel»
15. После проработки файла, сотрудник переводит данные группы в статус «Выполнена»