/
!Transfer Scheduler (Russian version)

!Transfer Scheduler (Russian version)

Owned by Alexandra Kasianovich (Unlicensed)
Last updated: May 10, 2023 by GP Support Admin
8 min read

Общие сведения

Обзор модуля “Планировщик”

В системе GP Travel Enterprise туроператорам 1 го уровня (роли Director, Supervisor) подключается модуль Планировщик, с помощью которого при работе с собственными продуктами (Трансфер или Экскурсия) решаются следующие задачи:

  • планировать рассадку туристов по транспортным средствам;

  • назначать гида, обслуживающего ту ли иную группу туристов;

  • назначать водителя, обслуживающего ту или иную группу;

  • перемещать заявки из одной группы в другую группу с одинаковым типом услуг, типом программы «Групповая» и с одинаковым названием программы;

  • разбивать одну группу туристов на несколько групп;

  • осуществлять поиск по фильтрам (название программы, тип услуги, дата, статус группы, водитель, гид);

  • редактировать группы через выпадающие списки внутри каждой группы (внесение изменений в поля «Гид», «Водитель», «Статус»;

  • осуществлять массовое редактирование групп;

  • отображать списки туристов;

  • отображать информацию по услуге, номер заявки и ее статус в разделе «Список туристов»;

  • экспортировать документ в Excel и скачивать его с расширением xlsx;

  • отслеживать изменениях в группах.

В основном окне «Планировщика» находятся панели Поиск и Календарь.

Поиск

Поиск групп осуществляется по следующим параметрам:

  • Услуга (в выпадающем списке можно выбрать: Трансфер, Экскурсия либо оставить данное поле незаполненным);

  • Тип программы (в выпадающем списке можно выбрать: «Индивидуальный», «Групповой» либо оставить данное поле незаполненным);

  • Программа (вносится название программы, если известно либо поле остается незаполненным);

  • Статус (в выпадающем списке есть возможность выбрать один из 4х статусов либо оставить данное поле незаполненным);

  • Дата (при нажатии на иконку открывается стандартный календарь с возможность выбора периода).

Для поиска нужной группы

  • Выберите информацию из фильтров или введите нужную для поиска,

  • Нажмите Поиск.

  • Отображается список групп по результату запроса:

Календарь

Для понимания на какие даты есть заявки на трансферы/экскурсии и в каком статусе сейчас их подготовка в Планировщик находится календарь, где дата с заявкой отмечается цветовым индикатором.

 

При нажатии на нее отображается список групп, созданных на данную дату. Ранжирование групп осуществляется по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее).

Общие сведения о заявке в группе

После бронирования заявка в статусе “Подтверждена” попадает в группу по определенным параметрам:

  • Тип услуги (экскурсия, трансфер);

  • Тип программы (групповой, индивидуальный);

  • Дата услуги.

Каждая группа отображается с названием следующего вида: Туристическая группа+номер группы.

Внутри каждой группы во вкладке «Информация» отображаются:

  • Фильтры «Гид», «Водитель» с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;

  • Поле «Комментарии», с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;

  • Статусы с возможностью редактирования через опцию .

Внутри каждой группы во вкладке «Список туристов» отображаются список туристов с указанием общего кол-ва туристов в скобках. В общее количество включаются все туристы из заявок, входящих в данную группу, кроме заявок со статусом «Отклонена» или «Аннулирована». При отклонении или аннулировании заявки количество туристов автоматически пересчитывается.

Отображаются следующие данные по туристам:

  • Фамилия, Имя всех туристов + тип туриста (взрослый, ребенок (указание даты рождения для ребенка);

  • Номер заявки (формируется в виде ссылки и при нажатии перенаправляется в саму заявку);

  • Пункт отправления: указывается адрес пункта отправления, для трансферов обязательно указывается информация по рейсу;

  • Пункт прибытия: указывается адрес пункта прибытия, для трансферов обязательно указывается информацию по рейсу;

  • Время отправления: указывается время начала услуги;

  • Табличка для встречи (указывается для трансферов);

  • Комментарий.

  • Статус заявки.

 

Статусы

Каждая группа в модуле Планировщик (подтвержденная автоматически или с применением ручного редактирования) отображается с определенным статусом. Всего в системе есть 4 статуса:

  • Новая – означает, что группа сформирована автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе);

  • В работе – означает, что менеджер уже приступил к организации этой группы;

  • Выполнена – означает, что менеджер полностью сформировал группу, назначил ей водителя и гида (если надо), определился с транспортом;

  • Отменена – означает отмену всех заявок группы и т.о. сама группа тоже отменяется.

Для визуального отображения статусов групп и актуального состояния процесса работы с группами, используются цветовые индикаторы.

  • Серый – на данную дату все группы в статусе «Отменена»;

  • Желтый – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «Новая» или «В работе».

  • Зеленый – на данную дату все группы в статусе «Выполнена»;

  • Красный – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «В работе», «Выполнена», в которой произошли изменения. Это также означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение.

Основные модификации в группе

Основные модификации:

  1. Обычное редактирование параметров через выпадающие списки;

  2. Массовое редактирование параметров.

Редактирование параметров через выпадающие списки

Для редактирования параметров,

  1. Выберите нужную группу и откройте ее;

  2. Нажмите кнопку Изменить;

  3. Из выпадающего списка 3-х разделов (Статус, Гид или Водитель) выберите нужный параметр:

4. Нажмите «Сохранить». При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются.

Массовое редактирование параметров

Массовое редактирование групп нужно для возможности быстрого назначения гида или водителя, или изменения статуса сразу нескольким группам.

Для этого:

  1. В таблице со списками групп нужно выбрать одну или несколько групп при помощи чек-боксов:

  2. Нажать на Редактировать:

     

  3. После нажатия появляется всплывающее окно «Изменение выбранной группы» (если выбрана одна группа) либо «Изменение выбранных групп» (если выбрано несколько групп) с параметрами, которые можно редактировать: Статус, Гид, Водитель:

  4. Выбрать нужный параметр в выпадающем списке;

  5. Для сохранения внесенных данных необходимо нажать “Сохранить”. При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются.

Перенос в другую группу

Статус Новая

Группа со статусом Новая формируется автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе). Группы заявок со статусом “Новая” отмечаются желтым цветом.

Статус В работе

Данный статус присваивается вручную менеджером, когда он приступает к процессу планирования группы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп тоже желтым цветом.

Статус Выполнена

Данный статус присваивается вручную менеджером группам в статусе «В работе», если работа с данной группой завершена. Группы с данным статусом отмечены в списке групп зеленым цветом.

Статус Отменена

Данный статус присваивается вручную менеджером для групп в статусе «В работе» либо «Выполнена», если все заявки, которые находятся в данной группе, отклонены либо аннулированы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп серым цветом.

Ручное исключение заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы

У сотрудника компании есть возможность ручного исключения заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы. При этом они не переносятся ни в какую другую группу, а просто исключаются из планировщика (т.к. для отмененных заявок по сути он не нужен).

При попытке исключения заявки со статусом (одной или нескольких), отличным от «Отклонена» либо «Аннулирована», появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Исключить из группы можно только заявки со статусом «Отклонена» либо «Аннулирована».

Для использования данной функции необходимо,

  • Выбрать одну или несколько заявок при помощи чек боксов в списке и затем нажать «Исключить из группы» слева под списком заявок;

  • При нажатии на «Исключить из группы» появляется всплывающее окно «Исключение выбранной заявки из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Исключение выбранных заявок из группы» (если выбрано несколько заявок).

  • В данном всплывающем окне появляется сообщение: «Вы действительно хотите исключить выбранную заявку из группы?» (если выбрана одна заявка) либо «Вы действительно хотите исключить выбранные заявки из группы?» (если выбрано несколько заявок), и сотруднику необходимо подтвердить исключение заявки/заявок:

  • При выборе ответа «ДА», заявка исключается из списка и появляется окно: «Заявка успешно исключена из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Заявки успешно исключены из группы» (если выбрано несколько заявок);

  • Заявка/заявки исключаются из списка в группе «Планировщика», но остаются в системе в списке заявок во вкладке «Заявки»;

  • При выборе ответа «Нет», заявка/заявки не исключаются из группы, никаких изменений не происходит, всплывающее окно закрывается.

Объединение групп

Данная функция применяется для объединения нескольких групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой в одну группу. Для использования данной функции необходимо выбрать несколько групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать «Объединить».

  1. Появляется всплывающее окно «Объединение выбранных групп» с параметрами для выбора;

  2. В всплывающем окне столбцами отображаются выбранные группы и неактивные поля в виде выпадающего списка «Водитель», «Гид», с уже сохраненными значениями для каждой из групп;

  3. Максимальное количество групп во всплывающем окне равно 5, далее внизу окна появляется горизонтальный скрол для просмотра предложений;

  4. Есть возможность вносить изменения для выбранной группы в поля «Водитель» и «Гид» через выпадающий список;

  5. Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить». При этом все заявки из всех объединяемых групп перемещаются в выбранную основную группу, а остальные группы переходят в статус «Отменена».

При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются;

При попытке объединения групп несоответствующих параметрам, указанным выше, появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Объединить можно группы с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги»

Экспорт расписания в Excel

Для удобства пользования информацией по группам расписание экспортируется в Excel документ с расширением xlsx;

Для использования данной функции необходимо,

  1. Выбрать одну, несколько групп или все группы при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать на иконку выгрузки ;

  2. При нажатии на иконку выгрузки появляется всплывающее окно «Экспорт в Excel» с параметрами для выбора;

  3. Радиобаттон «Экспортировать выбранные варианты» используется при выгрузке одной или нескольких групп, отмеченных при помощи чек боксов;

  4. Радиобаттон «Экспортировать все варианты» используется при выгрузке всех групп, при этом выбор групп происходит через чек бокс, отвечающий за выбор всех вариантов.

  5. При нажатии «Экспортировать», скачивается документ с расширением xlsx;

  6. Для отмены скачивания необходимо нажать «Отмена» и всплывающее окно закроется.

При попытке использовать радиобаттон «Экспортировать все варианты» для выгрузки одной или несколько групп, появляется предупреждение: «Внимание! Выберите все группы»:

Файл содержит:

  • Номер группы

  • Дата

  • Название программы

  • Тип услуги

  • Тип программы (индивидуальный, групповой)

  • Детали (для экскурсии – название услуги, для трансфера – тип и класс машины, вместительность);

  • Кол-во чел. (Кол-во туристов из списка туристов) Далее для каждой заявки указывается:

    • Номер заявки

    • Время начала услуги (поле время отправления)

    • Длительность (Для экскурсий-колонка «Длительность экскурсии», для Трансферов – «Время в пути»)

    • Откуда (пункт отправления)

    • Пункт прибытия

    • Порядковый номер туриста

    • Турист – (список туристов по заявкам)

    • Тип (взрослый, дети)

    • Комментарии к заявке

    • Табличка для встречи

    • Агентство (информация указывается для каждой заявки)

      И затем снова для всей группы указывается общий:

  • Водитель

  • Транспортная компания

  • Гид

  • Комментарий для группы

Архив

Неактивные и уже проработанные списки групп с прошедшими датами вне зависимости от статуса заносятся в Архив. Ранжируются по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее). Например, первой идет группа с датой 06.08.2020, следом идет группа с датой 01.07.2020, далее 28.06.2020 и тд.