Общие сведения
Обзор модуля “Планировщик”
В системе GP Travel Enterprise есть модуль “Планировщик” для туроператора 1 го уровня (роли Director, Supervisor), которые при работе с собственными продуктами (Трансфер или Экскурсия) имеют следующие возможности:
планировать рассадку туристов по транспортным средствам;
назначать гида, обслуживающего ту ли иную группу туристов;
назначать водителя, обслуживающего ту или иную группу;
перемещать заявки из одной группы в другую группу с одинаковым типом услуг, типом программы «Групповая» и с одинаковым названием программы;
разбивать одну группу туристов на несколько групп;
осуществлять поиск по фильтрам (название программы, тип услуги, дата, статус группы, водитель, гид);
редактировать группы через выпадающие списки внутри каждой группы (внесение изменений в поля «Гид», «Водитель», «Статус»;
осуществлять массовое редактирование групп;
отображать списки туристов;
отображать информацию по услуге, номер заявки и ее статус в разделе «Список туристов»;
экспортировать документ в Excel и скачивать его с расширением xlsx;
отслеживать изменениях в группах.
В основном окне «Планировщика» над списком всех групп находятся Поиск, Календарь, а также Окно Архив.
Поиск
Поиск групп осуществляется по следующим параметрам:
Услуга (в выпадающем списке можно выбрать: Трансфер, Экскурсия либо оставить данное поле незаполненным);
Тип программы (в выпадающем списке можно выбрать: «Индивидуальный», «Групповой» либо оставить данное поле незаполненным);
Программа (вносится название программы, если известно либо поле остается незаполненным);
Статус (в выпадающем списке есть возможность выбрать один из 4х статусов либо оставить данное поле незаполненным);
Дата (при нажатии на иконку открывается стандартный календарь с возможность выбора периода).
Для поиска нужной группы
Выберите информацию из фильтров или введите нужную для поиска,
Нажмите Поиск.
Отображается список групп по результату запроса:
Календарь
Для понимания на какие даты есть заявки на трансферы/экскурсии и в каком статусе сейчас их подготовка в Планировщик находится календарь, где дата с заявкой отмечается цветовым индикатором.
При нажатии на нее отображается список групп, созданных на данную дату. Ранжирование групп осуществляется по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее).
Архив
Неактивные и уже проработанные списки групп с прошедшими датами вне зависимости от статуса заносятся в Архив. Ранжируются по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее). Например, первой идет группа с датой 06.08.2020, следом идет группа с датой 01.07.2020, далее 28.06.2020 и тд.
Общие сведения о заявке в группе
После бронирования заявка в статусе “Подтверждена” попадает в группу по определенным параметрам, и для каждой группы отображается следующая информация:
Название группы следующего вида: Туристическая группа+номер группы;
Название группы, состоящее из следующих пунктов:
Тип услуги (экскурсия, трансфер);
Тип программы (групповой, индивидуальный);
Дата услуги.
Внутри каждой группы во вкладке «Информация» отображаются:
Фильтры «Гид», «Водитель» с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;
Поле «Комментарии», с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;
Статусы с возможностью редактирования через опцию ✏ .
Внутри каждой группы во вкладке «Список туристов» отображаются список туристов с указанием общего кол-ва туристов в скобках. В общее количество включаются все туристы из заявок, входящих в данную группу, кроме заявок со статусом «Отклонена» или «Аннулирована». 
При отклонении или аннулировании заявки количество туристов автоматически пересчитывается.
Отображаются следующие данные по туристам:
Фамилия, Имя всех туристов + тип туриста (взрослый, ребенок (указание даты рождения для ребенка);
Номер заявки (формируется в виде ссылки и при нажатии перенаправляется в саму заявку);
Пункт отправления: указывается адрес пункта отправления, для трансферов обязательно указывается информация по рейсу;
Пункт прибытия: указывается адрес пункта прибытия, для трансферов обязательно указывается информацию по рейсу;
Время отправления: указывается время начала услуги;
Время в пути (для трансферов) /Длительность экскурсии (для экскурсий);
Табличка для встречи (указывается для трансферов);
Комментарий.
Статусы
Каждая группа в модуле Планировщик (подтвержденная автоматически или с применением ручного редактирования) отображается с определенным статусом. Всего в системе есть 4 статуса:
Новая – означает, что группа сформирована автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе);
В работе – означает, что менеджер уже приступил к организации этой группы;
Выполнена – означает, что менеджер полностью сформировал группу, назначил ей водителя и гида (если надо), определился с транспортом;
Отменена – означает отмену всех заявок группы и т.о. сама группа тоже отменяется.
Для визуального отображения статусов групп и актуального состояния процесса работы с группами, используются цветовые индикаторы.
Серый – на данную дату все группы в статусе «Отменена»;
Желтый – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «Новая» или «В работе».
Зеленый – на данную дату все группы в статусе «Выполнена»;
Красный – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «В работе», «Выполнена», в которой произошли изменения. Это также означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение.
Основные модификации в группе
Основные модификации:
Обычное редактирование параметров через выпадающие списки;
Массовое редактирование параметров.
Редактирование параметров через выпадающие списки
Для редактирования параметров,
Выберите нужную группу и откройте ее;
Нажмите кнопку Изменить;
Из выпадающего списка 3-х разделов (Статус, Гид или Водитель) выберите нужный параметр:
4. Нажмите «Сохранить». При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются.
Массовое редактирование параметров
Массовое редактирование групп нужно для возможности быстрого назначения гида или водителя, или изменения статуса сразу нескольким группам.
Для этого:
В таблице со списками групп нужно выбрать одну или несколько групп при помощи чек-боксов:
Нажать на Редактировать:
После нажатия появляется всплывающее окно «Изменение выбранной группы» (если выбрана одна группа) либо «Изменение выбранных групп» (если выбрано несколько групп) с параметрами, которые можно редактировать: Статус, Гид, Водитель:
Выбрать нужный параметр в выпадающем списке;
Для сохранения внесенных данных необходимо нажать “Сохранить”.
При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются.
Перенос в другую группу
Статус Новая
Группа со статусом Новая формируется автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе). Группы заявок со статусом “Новая” отмечаются желтым цветом.
Статус В работе
Данный статус присваивается вручную менеджером, когда он приступает к процессу планирования группы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп тоже желтым цветом.
Статус Выполнена
Данный статус присваивается вручную менеджером группам в статусе «В работе», если работа с данной группой завершена. Группы с данным статусом отмечены в списке групп зеленым цветом.
Статус Отменена
Данный статус присваивается вручную менеджером для групп в статусе «В работе» либо «Выполнена», если все заявки, которые находятся в данной группе, отклонены либо аннулированы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп серым цветом.
Ручное исключение заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы
У сотрудника компании есть возможность ручного исключения заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы. При этом они не переносятся ни в какую другую группу, а просто исключаются из планировщика (т.к. для отмененных заявок по сути он не нужен).
При попытке исключения заявки со статусом (одной или нескольких), отличным от «Отклонена» либо «Аннулирована», появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Исключить из группы можно только заявки со статусом «Отклонена» либо «Аннулирована». Пример окна.
Для использования данной функции необходимо,
Выбрать одну или несколько заявок при помощи чек боксов в списке и затем нажать «Исключить из группы» слева под списком заявок;
При нажатии на «Исключить из группы» появляется всплывающее окно «Исключение выбранной заявки из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Исключение выбранных заявок из группы» (если выбрано несколько заявок). Пример окна
В данном всплывающем окне появляется сообщение: «Вы действительно хотите исключить выбранную заявку из группы?» (если выбрана одна заявка) либо «Вы действительно хотите исключить выбранные заявки из группы?» (если выбрано несколько заявок), и сотруднику необходимо подтвердить исключение заявки/заявок:
При выборе ответа «ДА», заявка исключается из списка и появляется окно: «Заявка успешно исключена из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Заявки успешно исключены из группы» (если выбрано несколько заявок);
Заявка/заявки исключаются из списка в группе «Планировщика», но остаются в системе в списке заявок во вкладке «Заявки»;
При выборе ответа «Нет», заявка/заявки не исключаются из группы, никаких изменений не происходит, всплывающее окно закрывается.
Объединение групп
Данная функция применяется для объединения нескольких групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой в одну группу. Для использования данной функции необходимо выбрать несколько групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать «Объединить».
Появляется всплывающее окно «Объединение выбранных групп» с параметрами для выбора;
В всплывающем окне столбцами отображаются выбранные группы и неактивные поля в виде выпадающего списка «Водитель», «Гид», с уже сохраненными значениями для каждой из групп;
Максимальное количество групп во всплывающем окне равно 5, далее внизу окна появляется горизонтальный скрол для просмотра предложений;
Есть возможность вносить изменения для выбранной группы в поля «Водитель» и «Гид» через выпадающий список;
Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить». При этом все заявки из всех объединяемых групп перемещаются в выбранную основную группу, а остальные группы переходят в статус «Отменена».
При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются;
При попытке объединения групп несоответствующих параметрам, указанным выше, появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Объединить можно группы с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги»
Экспорт расписания в Excel
Для удобства пользования информацией по группам расписание экспортируется в Excel документ с расширением xlsx;
Для использования данной функции необходимо,
Выбрать одну, несколько групп или все группы при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать на иконку выгрузки
;При нажатии на иконку выгрузки появляется всплывающее окно «Экспорт в Excel» с параметрами для выбора;
Радиобаттон «Экспортировать выбранные варианты» используется при выгрузке одной или нескольких групп, отмеченных при помощи чек боксов;
Радиобаттон «Экспортировать все варианты» используется при выгрузке всех групп, при этом выбор групп происходит через чек бокс, отвечающий за выбор всех вариантов.
При нажатии «Экспортировать», скачивается документ с расширением xlsx;
Для отмены скачивания необходимо нажать «Отмена» и всплывающее окно закроется.
При попытке использовать радиобаттон «Экспортировать все варианты» для выгрузки одной или несколько групп, появляется предупреждение: «Внимание! Выберите все группы»:
Файл содержит:
Номер группы
Дата
Название программы
Тип услуги
Тип программы (индивидуальный, групповой)
Детали (для экскурсии – название услуги, для трансфера – тип и класс машины, вместительность);
Кол-во чел. (Кол-во туристов из списка туристов) Далее для каждой заявки указывается:
Номер заявки
Время начала услуги (поле время отправления)
Длительность (Для экскурсий-колонка «Длительность экскурсии», для Трансферов – «Время в пути»)
Откуда (пункт отправления)
Пункт прибытия
Порядковый номер туриста
Турист – (список туристов по заявкам)
Тип (взрослый, дети)
Комментарии к заявке
Табличка для встречи
Агентство (информация указывается для каждой заявки)
И затем снова для всей группы указывается общий:
Водитель
Транспортная компания
Гид
Комментарий для группы
