Page Comparison

...

Общие сведения

Обзор модуля “Планировщик”

В системе GP Travel Enterprise туроператорам 1 го уровня (роли Support, Director, Supervisor) , которые имеют возможностьподключается модуль Планировщик, с помощью которого при работе с собственными продуктами (Трансфер или Экскурсия) решаются следующие задачи:

• планировать рассадку туристов по транспортным средствам;

• назначать гида, обслуживающего ту ли иную группу туристов;

• назначать водителя, обслуживающего ту или иную группу;

• перемещать заявки из одной группы в другую группу с одинаковым типом услуг, типом программы «Групповая» и с одинаковым названием программы;

• разбивать одну группу туристов на несколько групп;

• осуществлять поиск по фильтрам (название программы, тип услуги, дата, статус группы, водитель, гид);

• редактировать группы через выпадающие списки внутри каждой группы (внесение изменений в поля «Гид», «Водитель», «Статус»;

• осуществлять массовое редактирование групп;

• отображать списки туристов;

• отображать информацию по услуге, номер заявки и ее статус в разделе «Список туристов»;

Общие сведения о заявке в группе

Созданная заявка содержит следующую информацию:

• Название группы следующего вида: Туристическая группа+номер группы; 

• Название группы, состоящее из следующих пунктов;

• экспортировать документ в Excel и скачивать его с расширением xlsx;

• отслеживать изменениях в группах.

В основном окне «Планировщика» находятся панели Поиск и Календарь.

Поиск

Поиск групп осуществляется по следующим параметрам:

• Услуга (в выпадающем списке можно выбрать: Трансфер, Экскурсия либо оставить данное поле незаполненным);

• Тип программы (в выпадающем списке можно выбрать: «Индивидуальный», «Групповой» либо оставить данное поле незаполненным);

• Программа (вносится название программы, если известно либо поле остается незаполненным);

• Статус (в выпадающем списке есть возможность выбрать один из 4х статусов либо оставить данное поле незаполненным);

• Дата (при нажатии на иконку открывается стандартный календарь с возможность выбора периода).

...

Для поиска нужной группы

• Выберите информацию из фильтров или введите нужную для поиска,

• Нажмите Поиск.

• Отображается список групп по результату запроса:

...

Календарь

Для понимания на какие даты есть заявки на трансферы/экскурсии и в каком статусе сейчас их подготовка в Планировщик находится календарь, где дата с заявкой отмечается цветовым индикатором.

...

При нажатии на нее отображается список групп, созданных на данную дату. Ранжирование групп осуществляется по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее).

Общие сведения о заявке в группе

После бронирования заявка в статусе “Подтверждена” попадает в группу по определенным параметрам:

• Тип услуги (экскурсия, трансфер);

• Тип программы (групповой, индивидуальный);

• Дата услуги

  ;

  Детали (для экскурсии – название услуги, для трансфера – тип и класс машины, вместительность);

  Вкладка «Информация»

  .

Каждая группа отображается с названием следующего вида: Туристическая группа+номер группы.

Внутри каждой группы во вкладке «Информация» отображаются:

• Фильтры «Гид», «Водитель» с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;

• Поле «Комментарии», с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;

• Статусы ,

• Эскиз(ы) экрана(ов):

• Image Removed

...

• с возможностью редактирования через опцию ✏ .

...

Внутри каждой группы во вкладке «Список туристов» отображаются :

...

список туристов с указанием общего кол-ва туристов в скобках

...

. В общее количество включаются все туристы из заявок, входящих в данную группу, кроме заявок со статусом «Отклонена» или «Аннулирована»

...

. При отклонении или аннулировании заявки количество туристов автоматически пересчитывается

...

Список туристов + указание общего кол-ва туристов в скобках

...

Фраза: Найдено услуг + указание кол-ва услуг в данной группе в скобках; Эскиз(ы) экрана(ов):

...

.

Отображаются следующие данные по туристам:

• Фамилия, Имя всех туристов + тип туриста (взрослый, ребенок (указание даты рождения для ребенка);

  Image Removed

• Номер заявки (

  должен формироваться

  формируется в виде ссылки и при нажатии

  перенаправлять

  перенаправляется в саму заявку);

• Пункт отправления

  (полужирным начертанием выделяем именно адреса

  : указывается адрес пункта отправления, для трансферов

  выделяем также информацию

  обязательно указывается информация по рейсу

  )

  ;

• Пункт прибытия

  (полужирным начертанием выделяем адреса

  : указывается адрес пункта прибытия, для трансферов

  выделяем также

  обязательно указывается информацию по рейсу

  )

  ;

• Время отправления

  (полужирным начертанием выделяем

  : указывается время начала услуги

  )

  ;

• Время в пути (для трансферов) /Длительность экскурсии (для экскурсий) - полужирным начертанием выделяем содержание параметра;

Табличка для встречи (указывается для трансферов

, полужирным начертанием выделяем содержание параметра

)

, для экскурсий данный параметр в таблицу не добавляется

;

• Комментарий.

...

• Статус заявки.

...

Статусы

Каждая заявка группа в модуле Планировщик (подтвержденная автоматически или вручную!!!с применением ручного редактирования) отображается с определенным статусом. Всего в системе возможны есть 4 статуса:

• Новая – означает, что группа сформирована автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе); Случаи с ручным подтверждением

• В работе – означает, что менеджер уже приступил к организации этой группы;

• Выполнена (переименовать текущий статус «Закрыта») – означает, что менеджер полностью сформировал группу, назначил ей водителя и гида (если надо), определился с транспортом;

• Отменена – означает отмену всех заявок группы и т.о. сама группа тоже отменяется.

  Image Removed

...

Для визуального отображения статусов групп и актуального состояния процесса работы с группами, используются цветовые индикаторы.

• Серый – на данную дату нет ни одной группы или все группы в статусе «Отменена»;

• Желтый – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «Новая» или «В работе» и нет изменений в этих группах;.

• Зеленый – на данную дату все группы в статусе «Выполнена»;

• Красный – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «В работе», «Выполнена», в которой произошли изменения.

КАЛЕНДАРЬ

Для понимания, на какие даты есть заявки на трансферы/экскурсии и в каком статусе сейчас их подготовка в Планировщик находится календарь:

...

Ранжирование групп осуществляется по параметру «Дата» по принципу возрастания (начиная от ближайшей даты и далее).

Основные изменения в календаре

Редактирование параметров

Редактирование параметров происходит через выпадающие списки

...

Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить»; 

• Это также означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение.

...

Основные модификации в группе

Основные модификации:

1. Обычное редактирование параметров через выпадающие списки;

2. Массовое редактирование параметров.

Редактирование параметров через выпадающие списки

Для редактирования параметров,

1. Выберите нужную группу и откройте ее;

2. Нажмите кнопку Изменить;

3. Из выпадающего списка 3-х разделов (Статус, Гид или Водитель) выберите нужный параметр:

...

4. Нажмите «Сохранить». При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются.

Массовое редактирование параметров

Массовое редактирование групп нужно для возможности быстрого назначения гида или водителя, или изменения статуса сразу нескольким группам.

Для этого:

1. В таблице со списками групп нужно выбрать одну или несколько групп при помощи чек-боксов:

   Image Added

2. Нажать на Редактировать:

   Image Added

3. После нажатия появляется всплывающее окно «Изменение выбранной группы» (если выбрана одна группа) либо «Изменение выбранных групп» (если выбрано несколько групп) с параметрами, которые можно редактировать: Статус, Гид, Водитель:

   Image Added

4. Выбрать нужный параметр в выпадающем списке;

5. Для сохранения внесенных данных необходимо нажать “Сохранить”. При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются

...

1. .

Перенос в другую группу

Статус Новая

Группа со статусом Новая формируется автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе). Группы заявок со статусом “Новая” отмечаются желтым цветом. Если в данной группе произошли изменения в списке групп данная группа остается в желтом цвете.

Статус В работе

Данный статус присваивается вручную менеджером, когда он приступает к процессу планирования группы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп тоже желтым цветом; Но! если в данной группе произошли изменения – например, отменилась какая-то заявка или изменился рейс, или добавлен комментарий к заявке и т.п - то в списке групп данная группа отображается красным цветом (что означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение). После первого просмотра изменений выделение красным цветом, полужирным начертанием убирается, и информация отображается в стандартном виде.

Статус Выполнена

Данный статус присваивается вручную менеджером группам в статусе «В работе», если работа с данной группой завершена. Группы с данным статусом отмечены в списке групп зеленым цветом. Если в данной группе произошли изменения в списке заявок - то данная группа отображается красным цветом (что означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение). После первого просмотра изменений выделение красным цветом, полужирным начертанием убирается, и информация отображается в стандартном виде;

Статус Отменена

Данный статус присваивается вручную менеджером для групп в статусе «В работе» либо «Выполнена», если все заявки, которые находятся в данной группе, отклонены либо аннулированы. Группы с данным статусом отмечены в списке групп серым цветом.

...

При попытке исключения заявки со статусом (одной или нескольких), отличным от «Отклонена» либо «Аннулирована», появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Исключить из группы можно только заявки со статусом «Отклонена» либо «Аннулирована». Пример окна.

Для использования данной функции необходимо,

• Выбрать одну или несколько заявок при помощи чек боксов в списке и затем нажать «Исключить из группы» слева под списком заявок;

• При нажатии на «Исключить из группы» появляется всплывающее окно «Исключение выбранной заявки из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Исключение выбранных заявок из группы» (если выбрано несколько заявок). Пример окна

• В данном всплывающем окне появляется сообщение: «Вы действительно хотите исключить выбранную заявку из группы?» (если выбрана одна заявка) либо «Вы действительно хотите исключить выбранные заявки из группы?» (если выбрано несколько заявок), и сотруднику необходимо подтвердить исключение заявки/заявок;

...

• :

• 

  При выборе ответа «ДА», заявка исключается из списка и появляется окно: «Заявка успешно исключена из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Заявки успешно исключены из группы» (если выбрано несколько заявок);

• 

  Заявка/заявки исключаются из списка в группе «Планировщика», но остаются в системе в списке заявок во вкладке «Заявки»;

• При выборе ответа «Нет», заявка/заявки не исключаются из группы, никаких изменений не происходит, всплывающее окно закрывается.

Объединение групп

Данная функция применяется для объединения нескольких групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой в одну группу. Для использования данной функции необходимо выбрать несколько групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать «Объединить».

1. Появляется всплывающее окно «Объединение выбранных групп» с параметрами для выбора;

2. В всплывающем окне столбцами отображаются выбранные группы и неактивные поля в виде выпадающего списка «Водитель», «Гид», с уже сохраненными значениями для каждой из групп;

3. Максимальное количество групп во всплывающем окне равно 5, далее внизу окна появляется горизонтальный скрол для просмотра предложений;

4. Есть возможность вносить изменения для выбранной группы в поля «Водитель» и «Гид» через выпадающий список;

5. Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить». При этом все заявки из всех объединяемых групп перемещаются в выбранную основную группу, а остальные группы переходят в статус «Отменена».

...

При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются;

При попытке объединения групп несоответствующих параметрам, указанным выше, появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Объединить можно группы с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги»

...

Экспорт расписания в Excel

Для удобства пользования информацией по группам расписание экспортируется в Excel документ с расширением xlsx;

Для использования данной функции необходимо,

1. Выбрать одну, несколько групп или все группы при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать на иконку выгрузки ;

2. При нажатии на иконку выгрузки появляется всплывающее окно «Экспорт в Excel» с параметрами для выбора;

3. Радиобаттон «Экспортировать выбранные варианты» используется при выгрузке одной или нескольких групп, отмеченных при помощи чек боксов;

4. Радиобаттон «Экспортировать все варианты» используется при выгрузке всех групп, при этом выбор групп происходит через чек бокс, отвечающий за выбор всех вариантов.

5. При нажатии «Экспортировать», скачивается документ с расширением xlsx;

...

1. Для отмены скачивания необходимо нажать «Отмена» и всплывающее окно закроется.

При попытке использовать радиобаттон «Экспортировать все варианты» для выгрузки одной или несколько групп, появляется предупреждение: «Внимание! Выберите все группы»:

...

Файл должен содержать следующие поля содержит:

•   Номер Номер группы

•   Дата (берется из шапки описания группы)

•   Название программы (берется из шапки описания группы)

•   Тип услуги (берется из шапки описания группы)

•   Тип Дата

• Название программы

• Тип услуги

• Тип программы (индивидуальный, групповой) (берется из шапки описания группы)  Детали (из поля Детали - для

• Детали (для экскурсии – название услуги, для трансфера – тип и класс машины, вместительность);

•   КолКол-во чел. (Кол-во туристов из списка туристов) Далее для каждой заявки указывается:  Номер

  • Номер заявки

    Время

  • Время начала услуги (поле время отправления)

    Длительность

  • Длительность (Для экскурсий-колонка «Длительность экскурсии», для Трансферов – «Время в пути»)

    Откуда

  • Откуда (пункт отправления)

    Пункт   Турист

  • Пункт прибытия

•   Порядковый No – (рассчитывается порядковый номер)

• • Порядковый номер туриста

  • Турист – (список туристов по заявкам)

    Тип

  • Тип (взрослый, дети)

    Комментарии

  • Комментарии к заявке

    Табличка

  • Табличка для встречи

    Агентство

  • Агентство (информация указывается для каждой заявки)

    И затем снова для всей группы указывается общий:

•   ВодительВодитель

•   Транспортная компания (информация берется из профиля водителя, а именно под какой компанией или внутренним поставщиком создан данный пользователь с ролью «Водитель»)

•   Гид

•   Комментарий Транспортная компания

• Гид

• Комментарий для группы

...

Поиск

В основном окне «Планировщика» над списком всех групп доступен поиск групп по следующим параметрам:

• Услуга (в выпадающем списке можно выбрать: Трансфер, Экскурсия либо оставить данное поле незаполненным);

• Тип программы (в выпадающем списке можно выбрать: «Индивидуальный», «Групповой» либо оставить данное поле незаполненным);

• Программа (вносится название программы, если известно либо поле остается незаполненным);

• Статус (в выпадающем списке есть возможность выбрать один из 4х статусов либо оставить данное поле незаполненным);

• Дата (при нажатии на иконку открывается стандартный календарь системыGP Travel Enterprise с возможность выбора периода);

• По умолчанию, при переходе в основное окно «Планировщика», в фильтре «Дата» проставляется период, равный месяцу от текущей даты;

• Image Removed

Архив

Неактивные и уже проработанные списки групп с прошедшими датами вне зависимости от статуса заносятся в Архив. Ранжируются по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее). Например, первой идет группа с датой 06.1208.20192020, следом идет группа с датой 01.1207.20192020, далее 28.1106.2019 и тд;

ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ (USE CASES). Добавить примеры из системы.

Данный раздел содержит описание некоторых вариантов использования модуля «Планировщик», важных для клиента ASISTour.

3.1. РАБОТА С РАСПИСАНИЕМ И ВЫГРУЗКА ДАННЫХ ЕСЛИ НЕ БЫЛО ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАЯВКЕ

1. Сотрудник заходит в «Планировщик»

2. В фильтре дат выбирает период, например, 01.12.2019-07.12.2019

3. В списке групп отображаются все групп, соответствующие данному периоду,

с ранжированием по параметру «Дата» по принципу возрастания (от ближайшей даты и далее)

1. При помощи чек боксов сотрудник выбирает группы со статусом «Новая» и применяет массовое редактирование групп для перевода статуса групп «В работе» и назначении водителя и гида

1. Группы остаются подсвечиваться желтым цветом

2. При помощи чек боксов сотрудник выбирает группы со статусом «Новая» и

применяет опцию «Экспорт в Excel»

1. После проработки файла сотрудник переводит данные группы в статус «Выполнена»

1. Группы подсвечиваются зеленым цветом

3.2. РАБОТА С РАСПИСАНИЕМ И ВЫГРУЗКА ДАННЫХ ЕСЛИ БЫЛИ ВНЕСЕНЫ ИЗМЕНЕНИЯ В ЗАЯВКЕ

1. Сотрудник заходит в «Планировщик»

2. В Календаре красным цветом отображается дата, в группе которой произошли

изменения

1. Сотрудник нажимает на дату в Календаре

2. В списке групп отображаются все групп, соответствующие данному периоду, с

ранжированием по параметру «Дата» по принципу возрастания (от ближайшей даты и далее)

1. Группа(ы), в которых произошли изменения, выделены красным цветом

2. Сотрудник заходит в группу с изменениями. Во вкладке «Списки туристов»

изменения выделены красным цветом (NOTE! После первого просмотра изменения переходят в стандартный вид и не выделяются красным)

1. При помощи чек боксов сотрудник выбирает группы и применяет опцию «Экспорт в Excel»

1. После проработки файла сотрудник переводит данные группы в статус «Выполнена»

...

STRICTLY CONFIDENTIAL

GP Solutions

PAGE 27 OF 31

...

...

1. Группы подсвечиваются зеленым цветом

2. В одной из заявок в любой из групп произошли изменения

3. Группа подсвечивается красным

4. Сотрудник заходит в группу и в «Списке туристов» видит изменения, которые

произошли в заявке(ах)

1. Сотрудник переводит данные группы в статус «В работе»

2. При помощи чек боксов сотрудник выбирает группу, в которой произошли

изменения, и применяет опцию «Экспорт в Excel»

15. После проработки файла, сотрудник переводит данные группы в статус «Выполнена»2020 и тд.