На данный момент в рамках модуля «Планировщик» сотрудники туроператоров и агентств имеют возможность:
...
| Table of Contents |
|---|
Общие сведения
Обзор модуля “Планировщик”
В системе GP Travel Enterprise туроператорам 1 го уровня (роли Director, Supervisor) подключается модуль Планировщик, с помощью которого при работе с собственными продуктами (Трансфер или Экскурсия) решаются следующие задачи:
планировать рассадку туристов по транспортным средствам;
назначать назначать гида, обслуживающего ту ли иную группу туристов;
назначать назначать водителя, обслуживающего ту или иную группу;
перемещать перемещать заявки из одной группы в другую группу с одинаковым типом услуг, типом программы «Групповая» и с одинаковым названием программы;
...
разбивать одну группу туристов на несколько групп;
...
осуществлять поиск по фильтрам (название программы, тип услуги, дата, статус группы, водитель, гид);
...
редактировать группы через выпадающие списки внутри каждой группы (внесение изменений в поля «Гид», «Водитель», «Статус»;
...
осуществлять массовое редактирование групп;
отображать списки туристов;
...
отображать информацию по услуге, номер заявки и ее статус в
...
разделе «Список туристов»;
экспортировать документ в Excel и скачивать его с расширением xlsx;
...
Пользователи туроператора 1го уровня (с ролью Support, Director, Supervisor)
Status
Вместо текущих двух статусов для групп в модуль добавляются 4 статуса:
отслеживать изменениях в группах.
В основном окне «Планировщика» находятся панели Поиск и Календарь.
Поиск
Поиск групп осуществляется по следующим параметрам:
Услуга (в выпадающем списке можно выбрать: Трансфер, Экскурсия либо оставить данное поле незаполненным);
Тип программы (в выпадающем списке можно выбрать: «Индивидуальный», «Групповой» либо оставить данное поле незаполненным);
Программа (вносится название программы, если известно либо поле остается незаполненным);
Статус (в выпадающем списке есть возможность выбрать один из 4х статусов либо оставить данное поле незаполненным);
Дата (при нажатии на иконку открывается стандартный календарь с возможность выбора периода).
...
Для поиска нужной группы
Выберите информацию из фильтров или введите нужную для поиска,
Нажмите Поиск.
Отображается список групп по результату запроса:
...
Календарь
Для понимания на какие даты есть заявки на трансферы/экскурсии и в каком статусе сейчас их подготовка в Планировщик находится календарь, где дата с заявкой отмечается цветовым индикатором.
...
При нажатии на нее отображается список групп, созданных на данную дату. Ранжирование групп осуществляется по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее).
Общие сведения о заявке в группе
После бронирования заявка в статусе “Подтверждена” попадает в группу по определенным параметрам:
Тип услуги (экскурсия, трансфер);
Тип программы (групповой, индивидуальный);
Дата услуги.
Каждая группа отображается с названием следующего вида: Туристическая группа+номер группы.
Внутри каждой группы во вкладке «Информация» отображаются:
Фильтры «Гид», «Водитель» с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;
Поле «Комментарии», с возможностью редактирования через опцию «Изменить»;
Статусы с возможностью редактирования через опцию ✏ .
...
Внутри каждой группы во вкладке «Список туристов» отображаются список туристов с указанием общего кол-ва туристов в скобках. В общее количество включаются все туристы из заявок, входящих в данную группу, кроме заявок со статусом «Отклонена» или «Аннулирована». 
При отклонении или аннулировании заявки количество туристов автоматически пересчитывается.
Отображаются следующие данные по туристам:
Фамилия, Имя всех туристов + тип туриста (взрослый, ребенок (указание даты рождения для ребенка);
Номер заявки (формируется в виде ссылки и при нажатии перенаправляется в саму заявку);
Пункт отправления: указывается адрес пункта отправления, для трансферов обязательно указывается информация по рейсу;
Пункт прибытия: указывается адрес пункта прибытия, для трансферов обязательно указывается информацию по рейсу;
Время отправления: указывается время начала услуги;
Табличка для встречи (указывается для трансферов);
Комментарий.
Статус заявки.
...
Статусы
Каждая группа в модуле Планировщик (подтвержденная автоматически или с применением ручного редактирования) отображается с определенным статусом. Всего в системе есть 4 статуса:
Новая – означает, что группа сформирована автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе);
В работе – означает, что менеджер уже приступил к организации этой группы;
Выполнена (переименовать текущий статус «Закрыта») – означает, что менеджер полностью сформировал группу, назначил ей водителя и гида (если надо), определился с транспортом;
Отменена – означает отмену всех заявок группы и т.о. сама группа тоже отменяется.
...
...
Для визуального отображения статусов групп
...
возрастания (начиная от ближайшей даты и далее);
...
Логика установки статусов и цветовые индикаторы для них:
2.1.1.5. В зависимости от статуса и текущего состояния группы система должна подсвечивать их цветовыми индикаторами:
...
Группы с данным статусом отмечены в списке групп желтым цветом;
...
Если в данной группе произошли изменения в списке групп данная группа остается в желтом цвете;
Статус «В работе»:
...
и актуального состояния процесса работы с группами, используются цветовые индикаторы.
Серый – на данную дату все группы в статусе «Отменена»;
Желтый – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «Новая» или «В работе».
Зеленый – на данную дату все группы в статусе «Выполнена»;
Красный – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «В работе», «Выполнена», в которой произошли изменения. Это также означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение.
...
Основные модификации в группе
Основные модификации:
Обычное редактирование параметров через выпадающие списки;
Массовое редактирование параметров.
Редактирование параметров через выпадающие списки
Для редактирования параметров,
Выберите нужную группу и откройте ее;
Нажмите кнопку Изменить;
Из выпадающего списка 3-х разделов (Статус, Гид или Водитель) выберите нужный параметр:
...
4. Нажмите «Сохранить». При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются.
Массовое редактирование параметров
Массовое редактирование групп нужно для возможности быстрого назначения гида или водителя, или изменения статуса сразу нескольким группам.
Для этого:
В таблице со списками групп нужно выбрать одну или несколько групп при помощи чек-боксов:
Нажать на Редактировать:
После нажатия появляется всплывающее окно «Изменение выбранной группы» (если выбрана одна группа) либо «Изменение выбранных групп» (если выбрано несколько групп) с параметрами, которые можно редактировать: Статус, Гид, Водитель:
Выбрать нужный параметр в выпадающем списке;
Для сохранения внесенных данных необходимо нажать “Сохранить”.
При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются.
Перенос в другую группу
Статус Новая
Группа со статусом Новая формируется автоматически и менеджер ей еще не занимался (не планировал водителя или гида, не уточнял, кто именно из туристов будет в этой группе). Группы заявок со статусом “Новая” отмечаются желтым цветом.
Статус В работе
Данный статус присваивается вручную менеджером, когда он приступает к процессу планирования группы
...
. Группы с данным статусом отмечены в списке групп тоже желтым цветом
...
.
...
2.1.1.17.После первого просмотра изменений выделение красным цветом, полужирным начертанием убирается, и информация отображается в стандартном виде;
Статус «Выполнена»:
2.1.1.18. Данный
Статус Выполнена
Данный статус присваивается вручную менеджером группам в статусе «В работе», если работа с данной группой завершена;2.1.1.19. Группы . Группы с данным статусом отмечены в списке групп зеленым цветом;2. 1.1.20. Если в данной группе произошли изменения в списке заявок - то данная группа отображается красным цветом (что означает, что нужно посмотреть на изменения и, возможно, принять по ним какое-то решение);
2.1.1.21.После первого просмотра изменений выделение красным цветом, полужирным начертанием убирается, и информация отображается в стандартном виде;
Статус «Отменена»:
2.1.1.22. Данный
Статус Отменена
Данный статус присваивается вручную менеджером для групп в статусе «В работе» либо «Выполнена», если все заявки, которые находятся в данной группе, отклонены либо аннулированы;2.1.1.23. Группы . Группы с данным статусом отмечены в списке групп серым цветом.
Цветовыеиндикаторы:
Для визуального отображения статусов групп и актуального состояния процесса работы с группами, используются цветовые индикаторы:
Серый – на данную дату нет ни одной группы или все группы в статусе «Отменена»;
Желтый – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «Новая» или «В работе» и нет изменений в этих группах;
Зеленый – на данную дату все группы в статусе «Выполнена»;
Красный – на данную дату есть хоть одна группа со статусом «В работе»,
«Выполнена», в которой произошли изменения.
КАЛЕНДАРЬ
Для понимания, на какие даты есть заявки на трансферы/экскурсии и в каком статусе сейчас их подготовка необходимо добавить в Планировщик функционал календаря (на список групп, при переходе в меню «Планировщик»)
...
АРХИВ
Цель: добавление возможности удаления неактивных или уже проработанных групп/ В «Архив» заносятся группы с уже прошедшими датами вне зависимости от статуса; Группы в «Архиве» ранжируются по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее). Например, первой идет группа с датой 06.12.2019, следом идет группа с датой 01.12.2019, далее 28.11.2019 и тд;
РЕДАКТИРОВАНИЕ, ОБЪЕДИНЕНИЕ ГРУПП И ЭКСПОРТ В EXCEL
...
Редактирование данных параметров происходит через выпадающие списки; 2.4.1.6. Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить»; 2.4.1.7. При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются;
...
Ручное исключение заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы
У сотрудника компании есть возможность ручного исключения заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы. При этом они не переносятся ни в какую другую группу, а просто исключаются из планировщика (т.к. для отмененных заявок по сути он не нужен).
При попытке исключения заявки со статусом (одной или нескольких), отличным от «Отклонена» либо «Аннулирована», появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Исключить из группы можно только заявки со статусом «Отклонена» либо «Аннулирована».
Для использования данной функции необходимо,
Выбрать одну или несколько заявок при помощи чек боксов в списке и затем нажать «Исключить из группы» слева под списком заявок;
При нажатии на «Исключить из группы» появляется всплывающее окно «Исключение выбранной заявки из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Исключение выбранных заявок из группы» (если выбрано несколько заявок).
В данном всплывающем окне появляется сообщение: «Вы действительно хотите исключить выбранную заявку из группы?» (если выбрана одна заявка) либо «Вы действительно хотите исключить выбранные заявки из группы?» (если выбрано несколько заявок), и сотруднику необходимо подтвердить исключение заявки/заявок:
При выборе ответа «ДА», заявка исключается из списка и появляется окно: «Заявка успешно исключена из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Заявки успешно исключены из группы» (если выбрано несколько заявок);
Заявка/заявки исключаются из списка в группе «Планировщика», но остаются в системе в списке заявок во вкладке «Заявки»;
При выборе ответа «Нет», заявка/заявки не исключаются из группы, никаких изменений не происходит, всплывающее окно закрывается.
Объединение групп
Данная функция применяется для объединения нескольких групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой в одну группу
...
. Для использования данной функции необходимо выбрать несколько групп с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать
...
...
«Объединить».
Появляется всплывающее окно «Объединение выбранных групп» с параметрами для выбора;
В всплывающем окне столбцами отображаются выбранные группы и неактивные поля в виде выпадающего списка «Водитель», «Гид», с уже сохраненными значениями для каждой из групп;
Максимальное количество групп во всплывающем окне равно 5, далее внизу окна появляется горизонтальный скрол для просмотра предложений;
Есть возможность вносить изменения для выбранной группы в поля «Водитель» и «Гид» через выпадающий список;
...
Для сохранения внесенных данных необходимо нажать «Сохранить». При этом все заявки из всех объединяемых групп перемещаются в выбранную основную группу, а остальные группы переходят в статус «Отменена»
...
.
...
При нажатии «Закрыть» изменения не сохраняются;
...
При попытке объединения групп несоответствующих параметрам, указанным выше, появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Объединить можно группы с одинаковым типом услуги, типом программы «Групповой», одинаковой программой и датой услуги»
...
Экспорт расписания в Excel
В основном окне «Планировщика» справа над списком всех групп необходимо добавить опцию «Экспорт в Excel» в виде иконки ;
...
Для удобства пользования информацией по группам расписание экспортируется в Excel документ с расширением xlsx;
Для использования данной функции необходимо
...
,
Выбрать одну, несколько групп или все группы при помощи чек боксов в таблице-списке групп и затем нажать на иконку выгрузки
;
...
При нажатии на иконку выгрузки появляется всплывающее окно «Экспорт в Excel» с параметрами для выбора;
...
Радиобаттон «Экспортировать выбранные варианты» используется при выгрузке одной или нескольких групп, отмеченных при помощи чек боксов;
...
Радиобаттон «Экспортировать все варианты» используется при выгрузке всех групп, при этом выбор групп происходит через чек бокс, отвечающий за выбор всех вариантов
...
.
При нажатии «Экспортировать», скачивается документ с расширением xlsx;
Для отмены скачивания необходимо нажать «Отмена» и всплывающее окно закроется.
При попытке использовать радиобаттон «Экспортировать все варианты» для выгрузки одной или несколько групп, появляется предупреждение: «Внимание! Выберите все группы»
...
При нажатии «Экспортировать», скачивается документ с расширением xlsx;
2.4.3.9. При нажатии «Отмена», всплывающее окно закрывается, скачивание не происходит;
Файл должен содержать следующие поля:
...
Номер группы
...
Дата (берется из шапки описания группы)
...
Название программы (берется из шапки описания группы)
...
Тип услуги (берется из шапки описания группы)
...
:
...
Файл содержит:
Номер группы
Дата
Название программы
Тип услуги
Тип программы (индивидуальный, групповой) (берется из шапки описания группы) Детали (из поля Детали - для
Детали (для экскурсии – название услуги, для трансфера – тип и класс машины, вместительность);
КолКол-во чел. (Кол-во туристов из списка туристов) Далее для каждой заявки указывается: Номер
Номер заявки
Время начала услуги (поле время отправления)
Длительность (Для экскурсий-колонка «Длительность экскурсии», для Трансферов – «Время в пути»)
Откуда (пункт отправления)
Пункт прибытия
Порядковый No – (рассчитывается порядковый номер)
Порядковый номер туриста
Турист – (список туристов по заявкам)
Тип (взрослый, дети)
Комментарии к заявке
Табличка для встречи
Агентство (информация указывается для каждой заявки)
И затем снова для всей группы указывается общий:
ВодительВодитель
Транспортная компания (информация берется из профиля водителя, а именно под какой компанией или внутренним поставщиком создан данный пользователь с ролью «Водитель»)
Гид
Комментарий Транспортная компания
Гид
Комментарий для группы
...
...
Если группа находится в статусе «В работе» или «Выполнена» и в каких- либо заявках, добавленных в группу, произошли изменения в одном из параметров, данное изменение выделяется красным цветом, полужирным начертанием, например:
(a) Если в заявке появились или изменились комментарии – то красным цветом выделяются они
(b) Если изменился пункт отправления или прибытия – то красным цветом выделяется он (c) Если поменялся статус заявки – то красным цветом выделяется он
...
.6.5.2.После первого просмотра изменений выделение красным цветом, полужирным начертанием убирается, и информация отображается в стандартном виде;
2.6.5.3. Если группа находилась в статусе «Новая», то во всех заявках просто отображается их текущее состояние и цветом ничего выделять не надо.
2.6.6. Ручное исключение заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы
2.6.6.1. У сотрудника компании есть возможность ручного исключения заявки со статусом «Отклонена», «Аннулирована» из группы. При этом они не переносятся ни в какую другую группу, а просто исключаются из планировщика (т.к. для отмененных заявок по сути он не нужен);
2.6.6.2.При попытке исключения заявки со статусом (одной или нескольких), отличным от «Отклонена» либо «Аннулирована», появляется всплывающее окно с предупреждением: «Внимание! Исключить из группы можно только заявки со статусом «Отклонена» либо «Аннулирована»;
...
2.6.6.3.Для использования данной функции необходимо выбрать одну или несколько заявок при помощи чек боксов в списке и затем нажать «Исключить из группы» слева под списком заявок;
2.6.6.4. При нажатии на «Исключить из группы» появляется всплывающее окно «Исключение выбранной заявки из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Исключение выбранных заявок из группы» (если выбрано несколько заявок);
2.6.6.5. В данном всплывающем окне появляется сообщение: «Вы действительно хотите исключить выбранную заявку из группы?» (если выбрана одна заявка) либо «Вы действительно хотите исключить выбранные заявки из группы?» (если выбрано несколько заявок), и сотруднику необходимо подтвердить исключение заявки/заявок;
Эскиз (ы) страниц(ы):
...
При выборе ответа «ДА», заявка исключается из списка и появляется окно: «Заявка успешно исключена из группы» (если выбрана одна заявка) либо «Заявки успешно исключены из группы» (если выбрано несколько заявок);
...
Заявка/заявки исключаются из списка в группе «Планировщика», но остаются в системе в списке заявок во вкладке «Заявки»;
...
Архив
Неактивные и уже проработанные списки групп с прошедшими датами вне зависимости от статуса заносятся в Архив. Ранжируются по параметру «Дата» по принципу убывания (начиная от ближайшей даты и далее). Например, первой идет группа с датой 06.08.2020, следом идет группа с датой 01.07.2020, далее 28.06.2020 и тд.